Архивный отдел

Подразделения проректора по учебной работе

В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования со дня снования ВУЗа в составе службы документационного обеспечения создается архив.
Как самостоятельное структурное подразделение архивный отдел организован на основании приказа ректора университета от 18.10.2002г. № 1241.
Документальные материалы, образующиеся в процессе деятельности ГОУ ВПО «СибГИУ», имеющие научное, политическое и практическое значение, входят в состав Государственного архивного фонда Российской Федерации. 
Архив осуществляет учет, прием и обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата к документам архива, использование хранящихся в архиве документов, подготовку и передачу документов постоянного срока хранения на государственное хранение.
В архиве университета хранятся личные дела сотрудников и студентов, документы по основной деятельности университета и другие документы постоянного срока хранения и по личному составу. Количество хранимых документов превышает 100 тыс. дел.
Архивный отдел оказывает методическую и практическую помощь всем структурным подразделениям университета в вопросах правильности формирования и оформления дел, разработки номенклатуры дел, сбора информации для составления исторических справок и др.
Сотрудники, студенты, выпускники, граждане и представители различных государственных и не государственных учреждений, предприятий и организаций, органов власти, суда и прокуратуры обращаются в архив по различным вопросам. По документам архива выдаются: архивные справки, архивные копии, архивные выписки и другие документы.
В архиве оказывается консультативная помощь гражданам по разъяснению местонахождения документов по личному составу (ведомостей и лицевых счетов по начислению заработной платы, приказов о принятии и увольнении с работы), в случае необходимости предоставляется информация об адресах и телефонах Федеральных архивов и областных, краевых архивах Российской федерации.
Традиционные «ручные» способы поиска архивных данных весьма трудоемки. Эта работа представляет собой рутинные, повторяющиеся системные процессы и как никакая другая требует и подлежит переводу в автоматизированные режимы. С 2001 года начата планомерная подготовка и проведение разносторонней комплексной автоматизации архива с использованием автоматизированных архивных технологий, призванная обеспечить оперативный доступ и эффективную работу с архивными документами. Например, электронная база данных с информацией о личных делах студентов включает в себя более 65 тыс. записей с глубиной поиска 8 лет. Автоматизированы процедуры учета приема дипломных проектов, учет личных дел преподавателей, аспирантов, докторантов, ведения реестра об истории организации и реорганизации структурных подразделения университета с момента его образования. В целях ускорения процесса поиска информации планируется создание и ведение электронных информационных архивных справочников по всем документам архива.


 
Руководитель подразделения: Кочетова Людмила Алексеевна

Телефон:
78-43-29

Аудитория: 211м

Основные направления деятельности

Основные направления деятельности архивного отдела:

1. Комплектование архива документами, отложившимися в деятельности университета.

2. Оказание методической и практической помощи структурным подразделениям университета в вопросах правильности формирования и оформления дел, разработки номенклатуры дел и др.

3. Разработка научно-справочного аппарата к документам архива (составление номенклатуры дел, исторических справок, описей дел и др.).

4. Использование хранящихся в архиве документов.

5. Выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок и др. документов гражданам, представителям различных государственных и негосударственных учреждений, предприятий и организаций, органов власти и суда.

6. Оказания консультативной помощи.

7. Работа со студентами.

8. Создание автоматизированного научно-справочного аппарата.

9. Выдача дел во временное пользование

10. Подготовка и передача документов архива на постоянное государственное хранение.

Миссия

Миссия архивного отдела - учет, прием и обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата к документам архива, использование хранящихся в архиве документов, подготовку и передачу документов постоянного срока хранения на государственное хранение.

Цели в области качества

Цели архивного отдела в области качества:

1. Разработка на 2014-2015 учебный год сводную номенклатуру дел университета с учетом замечаний и рекомендаций Государственного учреждения Кемеровской области «Государственный архив Кемеровской области в Г. Новокузнецке».

2. Создание электронный журнал учета выдачи дел во временное пользование.

3. Своевременное и четкое предоставление запрашиваемой информации в государственные органы власти, предприятия, организации, пенсионные фонды.

История подразделения
Со дня основания ВУЗа в составе службы документационного обеспечения создается архив

Как самостоятельное структурное подразделение архивный отдел организован на основании приказа ректора университета приказом № 1241 от 18.10.2002г.

Дополнительные материалы
Подразделение в лицах