Отдел делопроизводства

Административно-финансовые подразделения
Отдел делопроизводства является структурным подразделением университета, целью работы которого является информационное и документационное обеспечение управления.
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы.
Отдел делопроизводства осуществляет контроль за сроками исполнения устных и письменных распоряжений руководителей.


 
Руководитель подразделения: Савченко Ксения Сергеевна

Телефон:
(3843) 74-23-30

Аудитория: 333Г

Основные направления деятельности
  •  обеспечивает регистрацию и своевременное представление на рассмотрение входящей, исходящей и внутренней документации, представляемой руководству ВУЗа;

  • осуществляет прием, регистрацию, хранение, доставку и отправку подразделениям и службам входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;

  • осуществляет регистрацию и рассылку приказов, распоряжений в соответствующие подразделения университета;

  • ведет работу по созданию базы данных документов в электронном виде, поисково-справочную работу с имеющейся базой данных;

  • обеспечивает документационное взаимодействие системы электронного документооборота и контроля исполнения поручений Миобрнауки России с системой электронного документооборота университета;

  • оформляет командировочные документы, регистрирует работников, приезжающих в ВУЗ в командировку;

  • разрабатывает и внедряет предложения по совершенствованию системы делопроизводства в университете;

  • обеспечивает печатание в издательском центре или на копировально-множительной технике бланков организационно-распорядительной документации;

  • осуществляет учет и хранение законченных делопроизводством дел и документов, подготовку их к сдаче в архив;

  • принимает меры к своевременному обеспечению работников службы делопроизводства инвентарем, оборудованием и средствами механизации управленческого труда; организовывает проверку структурных подразделений по ведению делопроизводства.

Миссия
  • обеспечение четкой организации работы с документами и контроль за их исполнением в университете в соответствии с нормативно-правовыми актами и политикой вуза в области качества;
  •  повышение роста производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети университета средствами электронной почты или факсимильного сообщения;
  • осуществление контроля за выполнением единых требований, установленных в университете.
Цели в области качества

Уменьшить на 25% время обработки входящей документации к 2015 году

Довести до 75% всей входящей электронной корреспонденции черед локальную сеть университета средствами электронной почты или факсимильного сообщения

Сократить на 20% возврат распорядительных документов, не отвечающих установленным требованиям университета

История подразделения

Отдел образован в 1993 году на базе канцелярии СМИ – СибГИУ.

20 января 1931 года в Сибирском институте черных металлов устанавливается необходимый для ведения делопроизводства следующий штат сотрудников аппарата института и секретариата: заведующий секретариатом; делопроизводитель; две машинистки и два курьера. Двумя годами позднее, в целях рационализации делопроизводства канцелярии и согласно Постановления производственного совещания МК от 27.03.33 года две ведущие должности: секретарь института и секретарь методического отдела объединяются в одну – заведующая канцелярией. На вновь образованную должность была назначена Важнина А.И.

В целях упорядочения процесса делопроизводства 8 сентября 1993 года канцелярия была переименована в отдел делопроизводства.

Отдел делопроизводства расположен на третьем этаже главного корпуса университета в ком. № 333г.

В настоящее время начальником ОДП (канцелярии до 1993г.) является Савченко Ксения Сергеевна, назначенная на эту должность 30 июля 1987г. Отдел делопроизводства имеет стабильно сформированный штат из семи человек. Все сотрудники отдела имеют высшее образование и большой опыт работы в делопроизводстве.

Ежегодно ОДП регистрируется более 6000 приказов, 3500 писем, выдается более 1500 командировочных удостоверений; отправляется более 20000 единиц почтовой корреспонденции.

Дополнительные материалы
Подразделение в лицах
Савченко Ксения Сергеевна
Начальник отдела делопроизводства
Румянцева Татьяна Юрьевна
Ведущий документовед ОДП
Шумилова Светлана Николаевна
Документовед 1 категории ОДП

Дата последнего обновления: 15.01.2018